Aider les employés à adopter un nouveau logiciel de gestion
Le nouveau logiciel est disponible, les comptes sont prêts et la démonstration d'introduction s'est bien déroulée. Quelques semaines plus tard, les employés continuent pourtant de tenir leurs anciens tableurs à jour.
C'est une information utile. Elle peut révéler une fonction manquante, une responsabilité mal définie ou une étape plus difficile à réaliser dans le nouveau système. Favoriser l'adoption d'un logiciel de gestion commence par comprendre ce que les employés doivent accomplir au cours d'une journée normale.
Demandez ce que l'ancien tableur fait encore bien
Asseyez-vous avec un collègue et suivez une tâche réelle du début à la fin. Demandez-lui quand il ouvre le tableur, ce qu'il y cherche et ce qu'il fait ensuite.
Le nouveau système enregistre peut-être les demandes clients, mais permet difficilement de repérer celles en attente d'un fournisseur. Un collègue saisit peut-être l'information deux fois parce qu'un autre service utilise toujours un fichier distinct. Ce sont des obstacles précis qu'un simple rappel d'utiliser le logiciel ne réglera pas.
Distinguez un besoin d'apprentissage temporaire d'une véritable lacune du processus ou du logiciel. Les deux méritent de l'attention, mais les réponses seront différentes.
Faites pratiquer une tâche complète
Une visite de tous les menus peut être difficile à retenir. Choisissez une tâche fréquente et permettez aux employés d'en pratiquer toutes les étapes dans un environnement de formation approprié, avec des données fictives ou adéquatement protégées.
Une équipe de service fictive pourrait, par exemple, s'exercer à recevoir une demande client, vérifier les coordonnées, désigner un responsable, consigner la prochaine action et retrouver la demande pour effectuer un suivi.
Incluez une exception courante, comme un renseignement manquant. Savoir quoi faire lorsqu'un dossier est incomplet importe souvent davantage que de connaître l'emplacement de chaque bouton.
Convenez de l'endroit où se trouve le dossier à jour
Pendant la transition, chacun doit savoir quel dossier fait référence pour la tâche exercée. Si le tableur et le logiciel sont temporairement nécessaires, précisez la raison, la personne responsable et le moment prévu pour revoir cet arrangement.
Ne retirez pas un outil existant avant d'avoir vérifié quel travail en dépend encore. Comprenez d'abord cette dépendance, puis convenez de la façon de la traiter. L'équipe fera plus facilement confiance à la transition si elle voit que les tâches utiles resteront réalisables.
Une courte procédure de travail peut décrire les étapes convenues sans devenir un volumineux manuel de formation.
Transformez les commentaires en améliorations visibles
Tenez une petite liste des difficultés d'adoption. Consignez la tâche concernée, ce qui s'est produit, les conséquences et la personne qui examinera la question. Indiquez aux collègues si le problème demande de la formation, une clarification du processus ou un ajustement de configuration.
Évaluez les résultats au-delà du nombre de connexions. Les employés peuvent-ils terminer la tâche? Le collègue suivant retrouve-t-il le résultat? Faut-il encore saisir la même information ailleurs?
Une liste pratique pour le premier mois
- Choisir un processus et définir ce qui constitue une tâche bien terminée.
- Inviter les personnes qui font le travail à revoir les étapes proposées.
- Prévoir du temps de pratique avec des exemples représentatifs.
- Désigner une personne-ressource et tenir une courte liste de difficultés.
- Régler les obstacles les plus gênants avant d'élargir le déploiement.
- Revoir l'utilité du tableur parallèle lorsque son remplacement est prêt.
Les employés apportent une connaissance précieuse du fonctionnement de l'entreprise. S'appuyer sur cette expérience aide à rendre la nouvelle méthode compréhensible, utile et plus facile à maintenir.