Confidentialité

Les mots de passe peuvent être difficiles à gérer. Ils peuvent être oubliés, réutilisés dans plusieurs services, obtenus par hameçonnage ou exposés lorsqu’un autre service subit une fuite de données. SineCodex évite ces mots de passe durables pour les comptes d’utilisateur courants. Une personne peut plutôt demander un code de connexion de courte durée à l’adresse de courriel principale inscrite au compte, utiliser le code rotatif d’une application d’authentification ou utiliser une clé d’accès ou de sécurité enregistrée.

Un code de connexion envoyé par courriel contient huit chiffres, expire après 10 minutes et ne peut être utilisé qu’une seule fois. SineCodex limite la fréquence des demandes et le nombre d’échecs de vérification. La connexion par courriel dépend de la sécurité et de la disponibilité de la boîte aux lettres du compte ainsi que du service de courriel sortant de l’instance. Pour un administrateur dont la connexion automatique en mode administrateur est activée, un code reçu par courriel ouvre directement le mode administrateur. Si cette préférence est désactivée, l’administrateur se connecte en mode utilisateur et doit effectuer une vérification de sécurité distincte pour accéder au mode administrateur; le code reçu par courriel ne peut pas servir à cette vérification. Un code reçu par courriel ne peut pas non plus déverrouiller un module configuré pour exiger une vérification de sécurité supplémentaire. Un utilisateur ayant configuré TOTP peut désactiver la connexion par courriel dans Mes renseignements après avoir saisi son NIP de sécurité actuel. La désactivation invalide immédiatement les codes par courriel en attente. La réinitialisation de TOTP réactive automatiquement la connexion par courriel afin d’éviter le verrouillage du compte.

Après la première connexion, l’utilisateur est invité à créer un NIP de sécurité réutilisable à six chiffres. Le NIP ne permet pas de se connecter; il déverrouille les modules sécurisés et peut déverrouiller le mode administrateur pour les administrateurs. Il est conservé sous forme de hachage PBKDF2 salé, et cinq tentatives infructueuses verrouillent la vérification par NIP pendant 15 minutes. Une clé d’accès, une clé de sécurité ou une application d’authentification TOTP peut être utilisée à la place. Une application TOTP produit un nouveau code à six chiffres toutes les 30 secondes et peut fonctionner sans réseau cellulaire ni connexion Internet.

Toute application d’authentification ou tout gestionnaire de mots de passe prenant en charge les codes de vérification TOTP standard peut être utilisé. Voici quelques choix courants :

• Mots de passe d’Apple sur iPhone, iPad et Mac;
• Google Authenticator sur Android et les appareils mobiles Apple;
• Microsoft Authenticator sur Android et les appareils mobiles Apple;
• 1Password sur Windows, macOS, Linux, iOS, Android et les navigateurs pris en charge; et
• Bitwarden sur Windows, macOS, Linux, iOS, Android et les navigateurs pris en charge.

Ces exemples sont fournis à titre pratique et ne constituent pas des recommandations. Protégez l’appareil ou le compte qui contient votre authentificateur, ne partagez jamais le code QR de configuration ni le secret manuel et ne communiquez jamais un code de sécurité actuel à une autre personne. Un administrateur peut fournir une réinitialisation de configuration à usage unique si l’authentificateur doit être remplacé.

Après une connexion par courriel, un utilisateur peut ouvrir Mes renseignements et inscrire un ou plusieurs identifiants WebAuthn sans configurer d’abord une application d’authentification. Selon l’appareil et le navigateur, la vérification peut utiliser la reconnaissance faciale, une empreinte digitale, le NIP de l’appareil, une clé d’accès ou une clé de sécurité physique FIDO2. Un identifiant inscrit peut servir à se connecter sans saisir de nom d’utilisateur ni de code rotatif et à répondre aux vérifications d’identité ultérieures pour le mode administrateur ou les modules sécurisés. Tout code rotatif configuré demeure disponible pour la connexion courante; le courriel demeure disponible sauf si l’utilisateur l’a désactivé après avoir configuré TOTP.

SineCodex ne reçoit ni ne conserve d’image du visage, d’empreinte digitale ou de modèle biométrique. La comparaison biométrique est effectuée localement par l’appareil, le système d’exploitation ou l’authentificateur physique de l’utilisateur. SineCodex reçoit uniquement le résultat de cette vérification et conserve l’identifiant public WebAuthn, un identifiant d’utilisateur opaque et des métadonnées limitées nécessaires à la vérification des demandes futures. Ces renseignements publics ne permettent pas de reconstituer les données biométriques de l’utilisateur.

Une clé d’accès peut être conservée sur un seul appareil, dans une clé physique ou synchronisée par le compte de plateforme de l’appareil de l’utilisateur. La synchronisation, la récupération et l’accès à ce compte de plateforme sont contrôlés par son fournisseur et assujettis à ses pratiques de sécurité et de confidentialité. Les utilisateurs doivent protéger chaque appareil et compte pouvant accéder à leurs clés d’accès et supprimer tout identifiant perdu ou retiré dans Mes renseignements dès que possible.

SineCodex fonctionne sans assistant. Un administrateur peut choisir Aucun assistant pendant la configuration ou plus tard dans les paramètres de l’assistant. Les boutons et les outils propres à l’assistant sont alors masqués, et SineCodex cesse d’envoyer des demandes à un fournisseur externe.

La connexion d’un assistant peut néanmoins procurer d’importants avantages pratiques. Il peut aider votre équipe à :

• importer les renseignements d’une facture numérisée ou d’un autre document pris en charge;
• examiner un document et relever des améliorations utiles;
• améliorer un message ou un autre brouillon; et
• transformer une description en langage courant en une proposition de module complet à examiner.

Le résultat de l’assistant peut être incomplet ou inexact. Un utilisateur doit examiner toute proposition d’importation, de modification, de message ou de module avant de s’y fier ou de la rendre accessible à d’autres personnes.

Votre organisation choisit et connecte le service pris en charge que l’assistant doit utiliser. Si votre entreprise a déjà approuvé un fournisseur, l’utilisation de ce compte conserve le choix du fournisseur, les modalités contractuelles, les paramètres de conservation, les options régionales de traitement et les contrôles d’utilisation dans la même relation d’affaires. Le fournisseur reçoit uniquement le contenu nécessaire à chaque demande autorisée à l’assistant.

Si votre organisation n’a pas encore de fournisseur, des options gratuites limitées peuvent convenir aux essais ou à une utilisation légère. Par exemple, Google offre un niveau gratuit de l’API Gemini pour certains modèles, et OpenRouter offre des modèles gratuits assujettis à de faibles limites de demandes. SineCodex prend aussi en charge Grok lorsque l’organisation dispose d’un accès approprié à l’API de xAI. La disponibilité, les prix, les modalités de confidentialité, l’accès aux modèles et les limites des fournisseurs peuvent changer; vérifiez leurs modalités actuelles avant d’envoyer des renseignements d’entreprise.

L’assistant n’a aucun accès automatique aux données de l’organisation. Par défaut, il ne peut pas lire vos enregistrements ni les valeurs de vos champs, même lorsque l’utilisateur connecté peut les consulter dans SineCodex.

Un administrateur doit activer explicitement l’accès aux données de l’assistant pour chaque champ, module par module. Seuls les champs sélectionnés par un administrateur peuvent être utilisés pour répondre aux questions sur les données de l’organisation. Le serveur applique cette liste d’autorisation avant de préparer le contexte de l’assistant ou d’envoyer une demande au fournisseur choisi. Le fournisseur n’obtient jamais un accès plus large à la base de données ou à un module.

Cette autorisation est distincte de l’accès ordinaire de l’utilisateur. Pour un champ autorisé, l’assistant peut recevoir uniquement les enregistrements auxquels l’utilisateur connecté est lui-même autorisé à accéder et qui sont pertinents pour la demande. Les champs non sélectionnés sont entièrement omis. Les champs sensibles et masqués ne sont jamais transmis. Un champ chiffré peut être sélectionné par un administrateur et, s’il est sélectionné, sa valeur est déchiffrée avant d’être fournie à l’assistant afin qu’il puisse l’utiliser.

La même limite s’applique aux recherches, aux résumés et aux rapports de données de l’assistant. Un module qui exige un jeton de sécurité pour l’accès demeure inaccessible à l’assistant, même après son déverrouillage à l’écran par un utilisateur. Le serveur applique ces règles avant qu’une donnée de l’organisation soit envoyée au fournisseur.

Aucun système de contrôle d’accès ne peut contrôler ce qu’une personne autorisée fait à l’extérieur de ses limites. Un utilisateur qui peut consulter des renseignements peut être en mesure de les imprimer, de photographier l’écran, de les copier dans un autre service, de les exporter ou de les inclure volontairement dans une nouvelle demande ou un fichier téléversé à l’assistant. SineCodex ne peut pas déterminer qu’un contenu fourni intentionnellement provient d’un champ qu’un administrateur n’a pas activé après sa copie ou sa transformation.

Les organisations demeurent responsables d’attribuer les accès appropriés, de choisir et de configurer leur fournisseur d’assistant, de former leurs utilisateurs, d’examiner les modalités de confidentialité et de conservation du fournisseur et de respecter les lois et politiques applicables à leurs renseignements. Pour les travaux sensibles, ne copiez pas et ne téléversez pas de renseignements protégés dans une demande à l’assistant.

SineCodex n’exige aucun assistant, ne choisit pas de fournisseur au nom du client et ne donne pas à l’assistant un accès automatique aux données de l’organisation. Un administrateur doit approuver l’accès champ par champ, et le serveur applique cette décision avant qu’une donnée autorisée ne quitte l’application. Le fournisseur choisi n’obtient jamais un accès plus large à la base de données ou à un module.