Suivi des commandes fournisseurs : du bon de commande à la livraison
Un fournisseur confirme une commande. Une boîte arrive quelques jours plus tard. Une facture suit par courriel. Chaque événement semble simple, mais ils ne correspondent pas nécessairement aux mêmes quantités ni à la même étape du travail.
Le suivi des commandes fournisseurs relie ces événements pour répondre à trois questions concrètes : qu'avons-nous commandé, qu'avons-nous reçu et que reste-t-il à vérifier?
Donnez une référence commune à l'achat
Commencez par une référence de bon de commande qui accompagnera la confirmation, les preuves de réception et la facture. Consignez le fournisseur, les articles commandés, les quantités convenues, le lieu de livraison et les dates prévues.
Distinguez la date de livraison demandée de celle confirmée par le fournisseur. Si une date change, conservez assez de contexte pour expliquer le déplacement d'une installation ou d'un engagement client.
La description d'un produit ne suffit pas toujours. La référence du fournisseur, le code d'article interne et l'unité de mesure aident à distinguer une boîte de dix articles de dix articles à l'unité.
Consignez ce qui est réellement arrivé
Prenons l'exemple fictif d'un atelier qui commande 12 raccords pour une installation. Le fournisseur en livre huit lundi et prévoit expédier les quatre autres jeudi.
Marquer toute la commande comme « reçue » masquerait la quantité manquante. Le suivi peut plutôt indiquer :
- Quantité commandée : 12 raccords.
- Quantité reçue lundi : huit raccords.
- Quantité encore attendue : quatre raccords.
- Prochaine action : confirmer la livraison de jeudi avant de finaliser l'horaire d'installation.
Si un raccord livré est endommagé, distinguez-le des articles utilisables et consignez le suivi auprès du fournisseur. « Livré », « accepté » et « disponible pour le travail » peuvent représenter des situations différentes.
Un bon de livraison ou une photo pertinente peut aider à expliquer un écart. Conservez cette preuve avec la commande pour permettre à un collègue de poursuivre les échanges.
Comparez la facture à la commande et à la réception
À l'arrivée de la facture, comparez les références d'articles, les quantités et les prix convenus au bon de commande et aux réceptions enregistrées. Cette vérification est souvent appelée rapprochement à trois pièces : commande, réception et facture.
Un écart mérite une vérification. Il ne s'agit pas nécessairement d'une erreur du fournisseur : l'entente peut prévoir une facturation par étapes, des frais de livraison ou un paiement anticipé. La personne responsable du paiement devrait examiner les différences selon les conditions convenues et le processus d'approbation déjà en place.
Pour des services, la preuve de réception peut prendre la forme d'un rapport de service accepté ou d'une confirmation du travail accompli.
Une courte revue hebdomadaire des achats
Passez en revue les livraisons prochaines, celles en retard, les quantités encore attendues et les écarts non résolus. Attribuez un responsable et une prochaine date de vérification à chaque suivi.
Fermez une commande lorsque les articles restants et les questions connexes sont réglés, y compris une annulation ou un remplacement convenu. Une facture ne prouve pas, à elle seule, que tout est arrivé.
Un tableur peut convenir à un petit nombre d'achats. Lorsque les livraisons partielles et les suivis partagés se multiplient, un logiciel de gestion des achats ou de gestion d'entreprise peut faciliter ces liens. Dans les deux cas, les dossiers devraient expliquer la situation réelle.
Des réceptions fiables contribuent aussi à comprendre la valeur des stocks : les quantités disponibles doivent refléter ce que l'entreprise a réellement reçu et conservé.